Secrétaire de direction en alternance

Description du poste

Secrétaire de direction en alternance

Poste à pourvoir fin août

Nous cherchons un ou une secrétaire de direction, en alternance pour un poste à pourvoir dès fin aout. Nous cherchons avant tout une personne qui saura comprendre les enjeux de son métier, mettre son sens du contact et son agilité au service des patients et résidents, au sein d’une structure bienveillante. Vous devrez avoir un très bon sens de la communication, envers tous types de publics, car vous serez un des premiers contacts de nos interlocuteurs extérieurs.

Si le bien-être de nos ainés est une valeur que vous partagez, n’hésitez pas à postuler ! Nous accueillons toutes les candidatures

Vous travaillerez sous la direction du directeur d’établissement, en relation avec les directions internes et tous les services administratifs. Vos missions principales seront :

· Activités courantes

Traitement des appels téléphoniques et des mails

Traitement des courriers de la direction et de l’EHPAD et distribution du courrier de la direction

Préparation, mise en forme et envoi de courriers divers

Gestion des rendez-vous divers pour la direction

Réservation des salles de réunion (préparation des tableaux de réservation 1 fois par an)

Préparation et diffusion des notes de service

Recensement des arrêts de travail

· Traitement des plaintes et réclamations

Réception et enregistrement des plaintes

Envoi du courrier de réception et de réponse (après traitement par interlocuteur approprié)

· Traitement des demandes de dossiers médicaux

Réception et enregistrement des demandes, réponses afférentes et envoi du dossier médical

· Préparation et participation à des réunions ponctuelles

CSE, FS, Conseil de surveillance, CDU, CVS, CME (4 fois par an), Directoire et collèges médicaux : mensuel

Réservation d’une salle, récupération des ordres du jour auprès des directeurs, envoi des convocations, PV de séances et diffusion aux membres

Pour ce poste vous devez maitriser la suite Office et avoir de bonne qualités rédactionnelles. Vous devez avoir le sens de l’accueil et maîtriser les méthodologies de classement et d’archivage. Vous savez optimiser le planning de travail et travailler en équipe pluridisciplinaire. Savoir vous organiser sera primordial car vous travaillerez en autonomie. Postulez si vous avez une expérience dans un domaine en contact avec du public et que vous avez testé des méthodes d’organisations pour trouver celle qui est fiable pour vous.

Vos Avantages :

Parking gratuit ou 75% de prise en charge transports en communs ou prime mobilité durable

L’évolution professionnelle : la formation et la promotion professionnelle sont au cœur de nos valeurs, nous vous accompagnons dans des formations théoriques, pratiques et diplômantes.

Chacun a de bonnes idées ! Tous nos collaborateurs peuvent s’engager dans des projets RSE qu’ils portent (prime d’engagement collectif)

Description de l’établissement :

La Fondation Roguet c’est 113 ans d’histoire au service de l’accompagnement des personnes âgées. La Fondation Roguet est un établissement public de santé comportant un hôpital (soins de suite et de réadaptation et soins de longue durée) et une maison de retraite médicalisée (EHPAD) qui regroupe près de 400 collaborateurs mais surtout plus de 60 métiers.

Aussi bien la diversité des profils, la taille de l’établissement que le dynamisme des équipes sont des leviers essentiels de transformation pour inventer aujourd’hui l’hôpital public de demain.

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